Gegevenstabel

Een gegevenstabel is opgebouwd uit records en elk record bevat velden.

Een record is de verzameling gegevens over één object. Alle gegevens op één rij vormen een record.
Een veld bestaat uit één soort gegevens en komt in Excel overeen met één kolom.
Elk veld heeft een naam. Die veldnamen zijn in Excel de kolomtitels en ze bepalen de structuur van de gegevenstabel.
De inhoud van één cel is een waarde.

Een gegevenstabel is duidelijk gestructureerd:

de gegevenstabel moet duidelijk gescheiden zijn van andere gegevens;
de opschriften staan altijd bovenaan, als kolomtitels dus (geen rijtitels!);
de gegevenstabel bevat geen lege rijen; je mag wel de rijhoogte aanpassen;
alle gegevens in één kolom zijn van hetzelfde type (numeriek, tekst, datum, enz.);
wees consistent in het gebruik van kleine letters of hoofdletters als beginletter, want dit beïnvloedt het sorteren;
de tabel moet duidelijk in rijen en kolommen verdeeld zijn: cellen samenvoegen of splitsen is uit den boze!

Om gemakkelijk met een gegevenslijst te werken, kan je die omzetten in een expliciete gegevenstabel.

Klik in de tabel, zodat een tabelcel de actieve cel is (je moet de tabel niet volledig selecteren).
Zet het gegevensbereik om in een expliciete gegevenstabel
- ofwel op het lint bij Start via knop Opmaken Als Tabel;
- ofwel op het lint bij Invoegen via knop Tabel.
Bevat de eerste rij de veldnamen (= kolomtitels)? Dan geldt de optie Mijn Tabel Bevat Kopteksten.
Bevestig met OK. De tabel krijgt een basis tabelopmaak, die je kan aanpassen via Start – Opmaken Als Tabel.
Typ een duidelijke naam voor de gegevenstabel op hulplint Tabelontwerp in vak Tabelnaam.

Een geldige tabelnaam

begint met een letter, een onderstrepingsteken (_) of een backslash (\);
bevat geen spaties. Een punt of onderstrepingsteken mag wel;
bevat geen cel- of bereikadres;
bestaat maximum uit 255 tekens;
moet uniek zijn. Er mag in dezelfde werkmap geen andere tabel zijn met dezelfde naam.
Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters, naam 'Verkoop' = naam 'VERKOOP'.

DOE Zet een bereik om in een expliciete gegevenstabel

Download en open schilder.xlsx en bekijk de kolomtitels:
- jobnr: elke offerte krijgt een uniek nummer
- opdrachtgever, voornaam, postnr en gemeente van de klant die een offerte voor schilderwerken vroeg
- uren: aantal voorziene arbeidsuren.
- grondstoffen: voorziene bedrag in € aan verf
- materiaal: vergoeding voor gebruik van ladders, auto, enz.
- datum waarop de offerte opgesteld werd; een offerte vervalt na een maand.
Selecteer (= klik op) een gevulde cel in de tabel.
Kies op het lint bij Invoegen – Tabel.
Bevestig dat de tabel kopteksten bevat, controleer dat het geselecteerde bereik klopt ($A$1:$J$185) en druk Enter.
Activeer hulplint Tabelontwerp en typ in vak Tabelnaam: offertes.
Selecteer kolomkoppen G:H en zet in financiële getalnotatie
Selecteer kolomkoppen I:J en zet in korte datumnotatie.

DOE Voeg een record toe

Klik op cel A2, druk op toets End en vervolgens op toets pijltje-naar-beneden: de cursor staat in de laatste tabelrij.
Klik op de laatste gebruikte cel, J185.
Druk Tab zodat een rij toegevoegd wordt en vul in: job 585 voor Jan Van Herck, 3500 Hasselt, 370 uren, 5825 grondstoffen en 1686 materiaal, offerte opgesteld op 2 juli en geldig tot 2 augustus.
Sla het bestand op, we gaan er verder mee werken in de volgende pagina.