Sjablonen

Een sjabloon is een standaardwerkmap die je als basis voor soortgelijke werkmappen gebruikt.

Excel beschikt over heel wat standaardsjablonen om veelgebruikte taken te automatiseren, zoals een factuur of een planner.
Kies bij Bestand – Nieuw en je krijgt een overzicht.

Vele standaardsjablonen zal je nog moeten downloaden van Microsoft online alvorens je ze kan gebruiken.
Alle sjablonen, ook zelfgemaakte, komen automatisch in een map Templates terecht, ergens op de harde schijf van je computer.

Uiteraard kan je ook zelf een sjabloon maken: maak de werkmap met alle vaste tekst, opmaak, logo's, enz.
Maak er eventueel een formulier van en sla het dan op als sjabloon: kies bij Bestand – Exporteren – Bestandstype wijzigen en rechts zie je als tweede optie sjabloon (.xltx).
Vul dat originele document NIET in! Sluit het!

Om een zelfgemaakt sjabloon te gebruiken kies je bij Bestand – Nieuw – Persoonlijk en daar kan je dubbelklikken op je sjabloon om een kopie ervan in te vullen en op te slaan als gewoon document.

Ook van een grafiek kan je een sjabloon maken: rechtsklik op de grafiek en kies Opslaan Als Sjabloon.

DOE maak een kalendersjabloon

We maken een ontwerp voor een jaarkalender, verdeeld over 3 pagina's, zie voorbeeld.
Door het jaartal aan te passen, heb je dadelijk de hele kalender voor het gekozen jaar.

Begin een nieuwe werkmap: A4 liggend, alle marges 2 cm, rasterlijnen afdrukken.
Typ in A1 Jaar: en in C1 het huidige jaartal.
In A2 komt Januari, in E2 Februari, in I2 Maart en in M2 April
Kolom A, B, E, F, I, J, M en N zijn 4 breed; kolom C, G, K en O 5 en kolom D, H, L en P 16.
De tekst in A1 en C1 is vetgedrukt. De maanden zijn telkens verdeeld over 4 cellen, in grootte 14, lettertype naar keuze.
- Kolom B, F, J en N zijn gecentreerd.
Maak in B3:B33 een reeks van 1 tot 31, in F3:F31 van 1 tot 29, in J3:J33 van 1 tot 31 en in N3:N32 een reeks van 1 tot 30, d.w.z. telkens het maximum aantal dagen van de maand.
Zet in A3 de formule (en bestudeer ze zorgvuldig!) =TEKST(WEEKDAG(DATUMWAARDE(B3&" "&A$2&" "&$C$1));"ddd")
- Kopieer deze formule naar beneden tot en met A33.
Kopieer A3 naar E3, I3 en M3 en kopieer het juiste aantal dagen naar beneden.
De maanden zijn van elkaar gescheiden door een verticale lijn langs de celranden.
Rijen 3 tot 33 zijn 15 hoog.
Bekijk het afdrukvoorbeeld. Gaan de 4 maanden precies op één blad? Zo niet, pas dan de marges en/of kolombreedtes en/of rijhoogtes aan.
Selecteer rijen 2 tot 33, kopieer naar A34 en nogmaals naar A66. Pas de namen van de maanden aan, zorg dat elke maand het juiste aantal dagen telt (kolommen B, F, J en N), pas telkens de formule van de eerste weekdag van elke maand aan (bv. A$2 wordt A$34) en kopieer opnieuw naar beneden.
Rij 1 moet op elke pagina opnieuw verschijnen. Stel dus op tab Blad van venster Pagina-Instelling in: rijen op elke pagina: $1:$1.
Bekijk het afdrukvoorbeeld. Krijg je als resultaat 3 pagina's, telkens met 4 maanden? OK dan.
Selecteer D1:P1 en klik op de knop Samenvoegen en Centreren, zodat die rasterlijnen verdwijnen.
Het weekend krijgt een grijze achtergrond. Selecteer kolommen A, E, I en M en geef die als voorwaardelijke opmaak: als celwaarde gelijk aan "za" achtergrond lichtgrijs of celwaarde gelijk aan "zo" ook achtergrond lichtgrijs.
Vervolgens moet je kolom per kolom selecteren – of zelfs per maand – en instellen.
- Bv. selecteer kolomkop B en stel in als voorwaardelijke opmaak: Nieuwe Regel – Formule: =A1="za" en hetzelfde voor =A1="zo".
  Per maand, bv. december: selecteer N67:P97 met formule voorw. opmaak: =LINKS($M67;1)="z"
Voor E31 en F31 (29 februari) kan je als voorwaardelijke opmaak instellen: Nieuwe Regel – Formule: =ISFOUT(E31), tekstkleur wit.
Zet de cursor op C1, kies op het lint bij Controleren – Notities – Nieuwe Notitie en typ volgende tekst als commentaar: Typ het gewenste jaartal en de hele kalender wordt automatisch aangepast.
Geef blad1 als naam Jaarkalender.
Activeer C1 en bewaar de werkmap als sjabloon met naam Kalender. Sluit de werkmap.
Maak een nieuwe jaarkalender op basis van sjabloon Kalender (Bestand – Nieuw – PERSOONLIJK). Voeg nog aparte achtergrondkleurtjes toe voor de vakantiedagen.