De gegevenstabel voor een mail merge

Dikwijls wil je dezelfde brief aan verscheidene ontvangers sturen. Op enkele gegevens na – zoals aanspreking, naam en adres – is zo'n brief voor iedereen identiek: een standaardbrief.
De adressen komen uit een speciale tabel, een gegevensbestand.
In het standaarddocument plaats je samenvoegvelden om aan te geven waar de data uit het gegevensbestand moeten ingevuld worden.

Om in Word zulke documenten te maken is tab Verzendlijsten op het lint onmisbaar. Algemeen wordt dit mechanisme mail merge genoemd.

Een gegevensbestand is in feite een gewone tabel. Je kan die tabel zowel in Word maken, als bv. in Excel of een databaseprogramma of een Outlooklijst.
Houd je wel aan de structuureisen:

• De bovenste rij bevat de kolomtitels, de structuur van de gegevenstabel dus, de veldnamen.
• Elke cel bevat één gegeven.
• De tabel bevat geen lege rijen, noch samengevoegde of gesplitste cellen.
• Beperk de opmaak tot het minimum.
• Zorg dat er geen extra gegevens grenzen aan de tabel, zoals een titel of berekening.

Eventueel (maar niet echt aan te raden) kan je de gegevenstabel maken in het standaarddocument: kies daarvoor op het lint bij Verzendlijsten – Adressen Selecteren – Nieuwe Lijst Typen.
Kies Kolommen Aanpassen om de juiste velden te voorzien en typ vervolgens de gegevens onder de juiste kolomkop.

DOE Bereid het gegevensbestand van het OCMW voor op een mail merge

Download en open poets.docx.
Dit is een gegevensbestand met adresgegevens van geslaagde deelnemers aan een vergelijkend examen voor huishoudhulpen die op een wachtlijst geplaatst worden.

Is dit document een geldig gegevensbestand?

Download en open de Excelversie van dezelfde lijst, poets.xlsx.
Is dit document een geldig gegevensbestand?