Het hoofddocument voor een mail merge

Heb je eenmaal het gegevensbestand, dan kan je aan het hoofddocument beginnen.

Er zijn vijf typen hoofddocument:

Brieven: elke brief bevat de gegevens uit één record. Regels voor de structuur van een (Belgische) brief vind je op de website van Vlaanderen.
E-mailberichten: zoals een brief, maar dan in Weblay-out. Ook de normen voor een e-mailbericht vind je op de site van Vlaanderen.
Enveloppen: de gegevens uit de tabel vormen de geadresseerde van elke briefomslag
Etiketten: gegevens van één record per etiket en verscheidene etiketten per blad
Adreslijst: lijst of tabel met de gegevens uit alle (of een deel) records samen in één document

Zo, beginnen maar:

Bij een brief of e-mailbericht typ je de 'gewone' gegevens, maak ze op en sla het document al even op. In de andere drie gevallen begin je met een leeg document.
Kies op het lint bij Verzendlijsten –Afdruk Samenvoegen Starten en klik op de gewenste soort hoofddocument.
Klik op het lint bij Verzendlijsten op de knop Adressen selecteren.
Kies Bestaande Lijst Gebruiken en selecteer het gegevensbestand.
- Hierna is de knop Adressen Bewerken beschikbaar, waar je de lijst kan sorteren en filteren.
Klik op het pijltje aan de knop Samenvoegvelden Invoegen om de samenvoegvelden, de tijdelijke aanduidingen voor de gegevens, in het document te zetten. Vergeet de nodige spaties en Enters niet.
Klik op knop Regels om speciale velden in te voegen, zoals een voorwaardelijk veld (als/dan/anders) of een recordnummer.
Klik op knop Voorbeeld van het Resultaat om de gegevens uit het eerste record te zien in plaats van de veldcodes.
Alles klaar? Klik op knop Voltooien en Samenvoegen om de samenvoeging definitief door te voeren.
- Afzonderlijke documenten bewerken: bekijk elk ingevuld exemplaar en bewerk eventueel nog.
- Documenten afdrukken: stuur de samengevoegde documenten rechtstreeks naar de printer, zonder ze eerst te bekijken.
- E-mailberichten verzenden: rechtstreeks e-mailen kan je enkel als het e-mailadres in het gegevensbestand opgenomen werd.

DOE Bereid de brief van het OCMW voor op een mail merge

Het gegevensbestand poets.docx hebben we in de vorige pagina besproken; als het nog geopend is, sluit het dan.

Download en open ocmwgent.docx.
De brief is al getypt en opgemaakt, zet nog even tabs tussen adres en tel/fax-nummer van de afzender en voeg de actuele datum in 'Belgisch' formaat in. Sla op.

Bekijk de eerste brief van het resultaat, OCMW.pdf.

Maak van ocmwgent.docx het hoofddocument voor het gegevensbestand, zodat je de kandidaten een gepersonaliseerde brief kan sturen. Het gegevensbestand is poets.docx.
Plaats de juiste velden voor de geadresseerde. Aanspreking: als het geslacht = "V" komt er "Mevrouw" anders "De heer".
De gemeente staat in hoofdletters.
Na "Geachte" komt ofwel "mevrouw" ofwel "heer" en daarna de familienaam.
Op de eerste regel van de brieftekst komt de datum en op de vierde regel de behaalde plaats.
Bekijk een voorbeeld van het resultaat: na de behaalde plaats moet een ^e in superscript komen.
Sla het hoofddocument op en voeg de brieven samen met Afzonderlijke Documenten Bewerken.
Is alles in orde? In praktijk ga je nu de brieven afdrukken en het samengevoegde bestand vervolgens sluiten zonder opslaan, want je hebt immers het hoofddocument.

DOE verstuur de uitnodiging voor de quiz